LABORAL: Regularización de las retenciones mensuales de los trabajadores a final de año

Si las circunstancias personales y familiares de un trabajador cambian durante el año, su empresa debe regularizar el tipo de retención. El conocimiento de ello puede venir motivado por dos vías:

  • Que su empresa conozca el cambio de dichas circunstancias como por ejemplo la transformación de un contrato temporal en uno indefinido, debe aplicar el nuevo tipo de retención a partir del momento en el que se produzcan las variaciones.
  • Por el contrario que sea su empleado quien comunique un cambio en su situación personal como por ejemplo, el nacimiento de un hijo, el inicio de convivencia con ascendiente, el cambio de la situación laboral de su cónyuge, etc….., el nuevo tipo se aplicará a partir del momento en que dicho empleado comunique las variaciones, siempre que lo haga con al menos cinco días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas. Como ya es sabido, para efectuar dichas comunicaciones, el trabajador debe utilizar el modelo 145.

En el segundo supuesto, si los cambios en las circunstancias personales suponen una disminución en el tipo de retención como por ejemplo, el nacimiento de un hijo, el trabajador no tiene obligación de comunicarlo a la empresa, ya que esta situación no perjudica a Hacienda. Sin embargo, si los cambios implican un aumento de tipos como porque, por ejemplo, el cónyuge empieza a trabajar y obtendrá rentas anuales superiores a 1.500.-€, excluidas las exentas, el empleado sí está obligado a informar a la empresa.

Se puede simplificar el trabajo administrativo, optando por regularizar las retenciones en abril, julio y octubre respecto de las variaciones producidas en el trimestre anterior. Esto implicaría que si un trabajador entregó el modelo 145 a principios de julio, la empresa puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de la nómina de octubre, aunque esto sólo es aplicable durante los primeros nueve meses del año. En el caso de que las variaciones se produzcan en octubre, noviembre y diciembre, éstas deben regularizarse necesariamente en la siguiente nómina.